Validasi Organisasi untuk VMC: Persyaratan Dokumentasi Dijelaskan

Validasi organisasi merupakan langkah penting dalam proses VMC, memastikan bahwa hanya bisnis yang sah yang dapat menampilkan logo mereka di klien email. Otoritas Sertifikat (CA) menggunakan proses ini untuk memverifikasi keberadaan, identitas, dan otoritas legal perusahaan Anda untuk menggunakan logo merek dagang, sehingga melindungi dari penipuan dan penyalahgunaan.

• Dokumen Pendaftaran Bisnis: Berikan dokumen resmi yang membuktikan keberadaan hukum organisasi Anda, seperti sertifikat pendirian, izin usaha, atau pendaftaran pada otoritas pemerintah.
• Verifikasi Status Aktif: CA akan memeriksa apakah bisnis Anda aktif dan memiliki reputasi yang baik. Hal ini mungkin memerlukan laporan tahunan terbaru, pengajuan pajak, atau sertifikat reputasi yang baik dari otoritas setempat.
• Konfirmasi Alamat Fisik: Kirimkan bukti alamat fisik organisasi Anda, seperti tagihan listrik, rekening koran, atau korespondensi pemerintah. Alamat tersebut harus sesuai dengan catatan pendaftaran bisnis Anda.
• Identifikasi Penandatangan Resmi: Identifikasi individu yang berwenang untuk meminta VMC atas nama organisasi Anda. Ini mungkin memerlukan surat otorisasi yang diaktakan, resolusi dewan, atau dokumentasi resmi lainnya.
• Bukti Kepemilikan Domain: Tunjukkan kontrol atas domain yang diminta VMC-nya. Hal ini biasanya dilakukan melalui verifikasi email, catatan DNS TXT, atau mengunggah file ke situs web Anda seperti yang diinstruksikan oleh CA.
• Dokumentasi Merek Dagang: Berikan sertifikat atau catatan resmi merek dagang terdaftar Anda, untuk memastikan logo sesuai dengan merek dagang tersebut.

• Bagan atau Struktur Organisasi: Untuk organisasi yang kompleks, bagan yang menunjukkan hubungan induk, anak perusahaan, atau afiliasi mungkin diperlukan, terutama jika merek dagang dimiliki oleh entitas yang berbeda.
• Perjanjian Lisensi: Jika organisasi Anda bukan pemilik merek dagang langsung, kirimkan perjanjian lisensi resmi yang memberikan hak untuk menggunakan merek tersebut untuk tujuan VMC.
• Bukti Kontrol Kualitas: Untuk merek berlisensi, sertakan dokumentasi yang menunjukkan pengawasan dan ketentuan kontrol kualitas dari pemilik merek.

• Informasi yang Tidak Sesuai: Pastikan semua dokumen yang dikirimkan menggunakan nama dan alamat resmi yang sama dengan catatan merek dagang dan domain Anda.
• Dokumen Kadaluarsa atau Tidak Lengkap: Hanya berikan dokumen resmi yang masih berlaku-dokumen yang sudah kedaluwarsa atau tidak lengkap dapat menunda persetujuan.
• Otorisasi Tidak Jelas: Identifikasi dan dokumentasikan dengan jelas individu yang berwenang untuk bertindak atas nama organisasi Anda dalam proses VMC.